買収直後に確認したい通帳・印鑑・支払権限

小規模会社では、会社のお金を動かすために必要なものが、売り手社長に集中していることがあります。

通帳と銀行印を社長が保管し、インターネットバンキングのIDやパスワードも社長しか知らない。請求書の内容を確認し、支払日を決め、振込みまで一人で行っていることも珍しくありません。

買収によって株主が変わっても、銀行口座や支払方法が自動的に買い手の管理下へ移るわけではありません。

買収直後は、預金残高を確認するだけでなく、会社のお金を誰が、どのような判断と手続で動かしているのかを把握する必要があります。

通帳と印鑑だけでは、お金の動かし方は分かりません

最初に、会社が利用している銀行口座を一覧にします。

決算書に記載された口座だけでなく、日常的に使っている口座、ほとんど動いていない口座、借入金の返済口座、給与や税金の引落口座なども確認します。

あわせて、次のようなものの所在を確認します。

ただし、これらを見つけただけでは、資金管理を引き継いだことにはなりません。

振込みに売り手社長のスマートフォンへ届く認証番号が必要だったり、個人のメールアドレスが登録されていたりすることがあります。経理担当者が振込データを作成し、社長が最後に承認している場合もあります。

「何がどこにあるか」と「実際にどうすればお金が動くか」の両方を確認します。

会社のお金を管理するには、誰が振込みを操作できるかだけでなく、誰が支払を判断しているかを確認する必要があります。

小規模会社では、請求書が社長の机に集まり、社長が内容を見て支払うかどうかを決めていることがあります。支払予定表がなく、取引先との関係や預金残高を見ながら、社長が頭の中で支払順序を決めている場合もあります。

そこで、次の役割を分けて確認します。

買収直後から大企業と同じ承認制度を導入する必要はありません。しかし、一人で支払を決め、一人で実行し、誰も結果を確認しない状態は見直す必要があります。

少なくとも、一定額以上の支払、新しい振込先、通常と異なる支払については、買い手側が確認できるようにします。

買収したからといって、通帳、印鑑、カード、パスワードを直ちにすべて回収すればよいわけではありません。

売り手社長しか支払方法を知らない状態で権限を止めると、給与、家賃、仕入代金、税金などが支払えなくなるおそれがあります。買い手が把握していない取引先への支払が遅れ、事業に影響することもあります。

一方で、従来どおり売り手社長へ任せたままでは、買収後も買い手が資金の動きを把握できません。

まず、直近の支払予定、定期的な引落し、給与や税金の支払日を確認します。そのうえで、必要な支払を止めないようにしながら、口座の閲覧、支払の承認、実際の振込みを段階的に買い手の管理へ移します。

重要なのは、売り手社長を疑うことではありません。会社を止めずに、一人へ依存した管理から、買い手が確認できる管理へ変えることです。

買収直後から、複雑な規程や大がかりな支払システムを作る必要はありません。

まずは、どの口座にいくらあり、近く何の支払があり、誰が承認し、誰が振り込むのかを買い手が把握できる状態を作ります。

そのうえで、支払予定表を作る、一定額以上は買い手側の承認を必要とする、振込後に口座の動きを確認するなど、会社の規模に合った管理方法を決めます。

通帳や印鑑を保管すること自体が目的ではありません。売り手社長が不在でも必要な支払を続けられ、通常と異なる資金移動があれば買い手が気づけることが重要です。

会社のお金がどこにあり、何のために、誰の判断で動いたのかを買い手が説明できる。それが、買収後の資金管理における最初の到達点です。