買収した会社から毎月何を報告させるか―小規模PMIの月次報告書
買収した会社から毎月試算表を受け取っていても、それだけで経営状況を把握できるとは限りません。
売上や利益が変動した理由、今後の資金不足、主要顧客の動向、退職者、事故などは、試算表だけでは分からないからです。
小規模PMIの月次報告書では、単に数字を集めるのではなく、「数字」「会社で起きた変化」「今後の対応」を毎月確認できるようにします。
月次決算と月次報告書は役割が違う
月次決算は、毎月の売上、費用、利益、資産、負債などを会計数値として確定する作業です。
月次報告書は、月次決算で作成した数字を経営判断に使うための資料です。そのため、試算表を添付するだけではなく、数字が動いた理由、今後の見通し、必要な対応も記載します。
月次決算が「数字を作る仕組み」であるのに対し、月次報告書は「数字を経営に使う仕組み」といえます。
月次報告書で確認する6つの項目
会社の規模や業種によって必要な情報は異なりますが、買収後は、少なくとも次の項目を継続して確認します。
1．業績
売上高、売上総利益、営業利益などを、前月、前年同月、予算と比較します。
差額が大きい場合は、「売上が減った」という説明だけで終わらせず、顧客数、販売数量、単価、粗利率などに分けて原因を確認します。
2．資金
預金残高のほか、今後の大口入金・支払、借入金の返済、税金や賞与の支払予定を確認します。
詳しい資金繰り管理は別途必要ですが、少なくとも近いうちに資金が不足する可能性がないかは、毎月確認しなければなりません。
3．売掛金と在庫
売掛金については、残高だけでなく、回収が遅れている取引先がないかを確認します。
在庫についても、金額の増減に加え、販売や使用の見込みがない在庫が増えていないかを確認します。
4．顧客と取引先
主要顧客の売上減少、契約終了の可能性、値下げ要求、仕入先との取引条件の変更などを報告対象にします。
買収後の挨拶や契約変更に対する顧客・取引先の反応も確認します。
5．人員
退職者、退職の申出、採用状況、人員不足、長時間労働などを確認します。
重要な業務が特定の従業員だけに集中している場合は、その従業員の状況も継続的に把握する必要があります。
6．重要事項と対応状況
苦情、事故、訴訟、契約上の問題、許認可、設備故障、システム障害などを報告させます。
また、デューデリジェンスや100日プランで把握した課題について、誰が、いつまでに対応するのか、その進捗も確認します。
月次報告を待たずに報告させる事項を決める
すべての問題を月次報告書で報告させるわけではありません。
資金不足の可能性、重大事故、主要取引先との契約終了、重要な従業員の退職などは、翌月の報告日を待たず、発生した時点で買い手へ報告させる必要があります。
通常の月次報告と、直ちに報告すべき事項を分けて決めておくことが重要です。
作成者・提出日・確認者を決める
「毎月報告する」と決めるだけでは、提出が遅れたり、必要な情報が集まらなかったりします。
月次報告書について、少なくとも次の事項を決めます。
- 誰が作成するか
- 毎月何日までに提出するか
- 誰が内容を確認するか
- 不明点を誰へ質問するか
経理担当者だけに任せると、顧客、人員、現場の問題が報告されない可能性があります。必要に応じて、営業や現場の責任者から情報を集める仕組みも作ります。
報告を受けた後の対応を決める
月次報告書は、提出して保管するためのものではありません。
報告を受けた後は、計画との差が大きい項目や重要な問題を確認し、必要な対応を決めます。決定した事項には担当者と期限を設定し、翌月に進捗を確認します。
経営会議の詳しい運営方法は別途検討するとしても、少なくとも報告、判断、対応、翌月の確認がつながるようにします。
会計ルールの違いにも注意する
買い手と買収した会社で、売上や費用の計上時期、在庫評価、引当金などの会計処理が異なることがあります。
数字が変化した原因が業績ではなく、会計処理の違いである可能性にも注意が必要です。
買収直後にすべての会計ルールを統一できない場合は、両社の違いを整理し、数字を継続して比較できるようにします。
まとめ
小規模PMIの月次報告書では、決算書の数字だけでなく、その原因、今後の見通し、顧客や人員の変化、重要な問題、対応状況まで確認します。
大切なのは、報告項目を増やすことではありません。買い手が異常に気づき、対応を決め、翌月に結果を確認できる仕組みにすることです。
最初から詳細な報告書を作ろうとせず、経営判断に必要な項目から始め、実際の運用に合わせて改善していくことが現実的です。月次決算が遅い、必要な情報が集まらないといった場合は、報告書だけでなく、経理体制や社内の報告経路から整える必要があります。