月次決算がない会社を買収したら、何から始めるか

最初に、会社を止めないための数字を確認する

月次決算の完成には、ある程度の時間がかかります。しかし、その間も給与、仕入代金、税金、借入金などの支払いは続きます。

そこで最初に確認するのは、次のような直近の数字です。

• 現在の預金残高
• 近く予定されている入金と支払い
• 直近の売上
• 大きな売掛金と買掛金
• 給与、税金、借入金の支払予定

この段階では、すべてが会計帳簿と一致していなくても構いません。確定した数字と概算の数字を区別し、資金不足や大きな変動がないかを先に確認します。

次に「数字がどのように作られているか」を確認する

月次決算がない会社では、会計ソフトへの入力以前に、資料を集める業務が整っていないことがあります。

請求書を発行する時期が決まっていない。売上の一覧を社長だけが持っている。領収書やカード明細が各所に分散している。このような状態で入力だけを早めても、安定した数字は作れません。

次の事項を確認します。

• 売上を誰が、どの資料から集計しているか
• 請求書を誰が、いつ発行しているか
• 仕入れや経費の資料が、いつ、どこに集まるか
• 売掛金や買掛金を誰が管理しているか
• 税理士へ、どの資料を、いつ渡しているか
• 作成された数字を誰が確認し、買い手へ報告するか

「経理は税理士に任せている」という会社でも、税理士が日々の取引まで把握しているとは限りません。

税理士を変更することから始めるのではなく、買収先、買い手、税理士の間で、資料と情報がどのように流れているかを確認します。

帳簿と実際の取引のずれを確認する

会計ソフトに数字が入っていても、その内容が実際の取引と一致しているとは限りません。

特に確認したいのは、次のような項目です。

売上と費用の計上時期

売上を請求時、納品時、入金時のいずれで計上しているかを確認します。

入金時に売上を計上している場合、請求済みでも未入金の売上は帳簿に表れません。費用についても、請求書を受け取った月ではなく、支払った月に計上していると、月ごとの利益が大きく変動します。

棚卸資産

商品や材料を扱う会社では、棚卸しを行わなければ月次の売上原価を把握できません。

最初から毎月詳細な実地棚卸しを行うことが難しければ、在庫一覧や仕入実績を利用して概算額を把握し、必要な精度を段階的に整えます。

仮払金などの未処理項目

仮払金、立替金、未収入金などが長期間残っている場合、実際の内容が分からなくなっていることがあります。

残高の大きいものや長期間動いていないものから、相手先、発生日、内容を確認します。

月次決算は段階的に整える

買収直後から年次決算と同じ精度を求めると、数字が出るまでに時間がかかります。

月次決算は、次のように段階的に整える方法が現実的です。

第1段階　大きな動きを把握する

売上、主な費用、預金残高、大きな売掛金・買掛金、今後の入出金を確認します。

第2段階　月ごとのずれを減らす

売上と費用の計上時期、棚卸資産、未処理項目などを確認し、月次損益の精度を高めます。

第3段階　毎月の運用を固定する

資料を集める日、会計処理を行う人、数字を確認する人、買い手へ報告する日を決めます。

担当者が変わっても、毎月同じ流れで数字が作られる状態を目指します。

月次決算の目的は、買い手が判断できる状態を作ること

月次決算の目的は、試算表を作ること自体ではありません。

買い手が確認したいのは、売上や利益が想定から外れていないか、売掛金の回収が遅れていないか、予定外の支払いが増えていないかといった会社の変化です。

そのため、試算表だけではなく、預金残高、入出金予定、売掛金や買掛金の状況を一緒に確認することもあります。

最初から完璧な数字を目指す必要はありません。重要なのは、数字の不確かな部分を明らかにしながら、意思決定に必要な情報を決まった日までに継続して確認できる状態へ整えることです。